BAB I
PENDAHULUAN
1.1. Latar Belakang
Perkembangan teknologi informasi terutama dalam teknologi internet telah menjadi bagian dari masyarakat saat ini, perkembangan ini telah mendorong dunia bisnis untuk beradaptasi mengikuti arus teknologi informasi yang terus berkembang, perkembangan ini membentuk suatu ekosistem dimana perusahaan-perusahaan saling membutuhkan satu sama lain, perusahaan yang dapat bertahan dalam lingkungan tersebut adalah perusahan yang :
- Memiliki model bisnis yang dapat memberikan keuntungan yang berkelanjutan.
- Dapat memperluas jangkauan perusahaan diluar batasan organisasi dan geografis, serta memenuhi pasar lokal dan global.
- Berkompetisi secara aggresif, baik dipasar lokal maupun global, memiliki flexibilitas dan kecepatan dalam beradaptasi dengan lingkungan sekitar.
- Fokus dalam mendapatkan serta mempertahankan jumlah pelanggan yang besar, dengan menyediakan nilai tambah yang bersaing, layanan personal, dan akses tanpa batas waktu terhadap produk dan jasa.
- Berusaha untuk efesien dengan mengoptimalkan seluruh hubungan pada value chain yang dimiliki.
- Cepat dan tanggap dalam merespon perubahan pasar.
- Menjadi pemimpin dengan mengembangkan pengetahuan industri dan posisi pasar untuk memberikan nilai tambah bagi rekanan value chain.
Kondisi-kondisi di atas akan dapat dicapai dengan baik jika perusahaan- perusahaan mengadopsi sistem informasi berbasis teknologi informasi. Sebab teknologi informasi dapat digunakan untuk untuk meningkatkan keunggulan bersaing dan dianggap sebagai kunci sukses bagi perusahaan-perusahaan di era informasi dan di masa-masa yang akan datang. Perusahaan dapat memberikan nilai tambah pada produk atau jasa dengan cara inovasi, penurunan biaya, penghematan waktu maupun kustomisasi.
Internet merupakan salah satu teknologi informasi yang penggunaannya semakin meningkat oleh komunitas bisnis dalam melakukan aktivitasnya sehari-hari. Misalnya dalam hal penggunaan e-mail, surfing/browsing, serta downloading. Secara tidak langsung hal ini dapat menciptakan sebuah lingkup dunia baru yang sering disebut dengan "cyberspace" atau dunia maya. Batas dunia menjadi "hilang" sehingga dapat mengubah cara perusahaan dalam melakukan bisnis dengan konsumen maupun dengan perusahaan lain.
Semakin maraknya dunia bisnis menggunakan internet sebagai media bertransaksi, membuat berkembangnya suatu konsep baru dalam teknologi informasi dan paradigma bisnis baru yang disebut e-business. PT. X Group merupakan perusahaan agrobisnis yang sedang berkembang dan merupakan kumpulan dari beberapa perusahaan-perusahaan yang tergabung dalam PT. X Group, secara geografis PT. X Group memiliki cabang-cabang yang tersebar di beberapa wilayah Indonesia, dengan Jakarta sebagai pusat proses bisnis.
Ekspansi perusahaan secara besar-besaran tidak diikuti dengan manajemen yang handal, hal ini menimbulkan banyak masalah dalam komunikasi, terutama antar pusat dan daerah, sehingga sering muncul masalah seperti integritas data yang tidak akurat dan kurangnya kontrol terhadap proses bisnis. Hal ini juga di tambah dengan minimnya dukungan sistem terhadap proses bisnis, walupun secara infrastruktur beberapa sistem telah saling terhubung dengan cabang-cabang, namun akibat kurangnya dukungan penuh dari sistem menyebabkan beberapa proses bisnis masih dilakukan secara manual.
Seiring pertumbuhan perusahaan yang semakin besar, besar harapan para pemegang saham agar perusahaan mempunyai sistem manajemen yang baik, mulai dari perencanaan, implementasi, dan control, hal ini menjadi sangat diutamakan karena dengan semakin besarnya perusahaan, kompleksitasnya akan semakin tinggi pula, sehingga hal-hal yang harus dipertanggungjawabkan harus dibuat sejelas mungkin. Berbagai konteks permasalahan tersebut dapat dilihat pada model konteks permasalahan dengan menggunakan Rich Picture (Sumber : Monk. Andrew, The Rich Picture: The Tool for Reasoning about Work Context) dibawah ini.
** gambar sengaja tidak ditampilkan **
Melihat permasalahan tersebut pada awal tahun XXXX PT. X Group membentuk divisi Informasi Teknolgi (IT), Divisi IT bertugas untuk mendukung perusahaan dalam mengimplementasi strategi perusahaan dari sisi teknologi yang tersedia saat ini. IT memberikan solusi untuk meningkatkan kinerja seluruh unit usaha yang ada, prestasi divisi IT pada tahun XXXX adalah membangun portal perusahaan, seiring dengan kebutuhan perusahaan yang meningkat terhadap proses automatisasi perkerjaan, maka divisi IT ditugaskan untuk mengani masalah yang berada didalam divisi HR, diantaranya adalah masalah data kepegawaian yang tidak terstruktur, selain itu divisi IT diberi tugas untuk melakukan automatisasi sistem workflow perusahaan dan bekerjasama dengan divisi HR, dimana divisi HR akan melakukan standarisasi SOP dan policy perusahaan yang dituangkan melalui perancangan sistem workflow.
Dalam pengembangan aplikasi, divisi IT menerapkan konsep pengembangan aplikasi menggunakan piranti lunak open source, konsep ini dipilih karena merupakan kebijakan dari perusahaan selain dari keungulan-keungulan yang dimiliki oleh piranti lunak open source itu sendiri, dimana dari segi biaya dan ketersediaan sumber daya yang memadai, dukungan pemerintah dengan penerapan IGOS (Indonesia Goes Open Source) semakin memantapkan divisi IT dalam pengembangan aplikasi menggunakan teknologi open source dalam pengambangan aplikasi.
1.2. Lingkup Masalah
Dengan melakukan ekspansi besar-besaran dan restrukturisasi perusahaan pada waktu yang bersamaan, PT. X Group harus bekerja sangat keras untuk mencapai visinya. Kecepatan perluasan areal seringkali tidak diimbangi dengan sumber daya manusia yang dibutuhkan, sehingga banyak sekali hal-hal yang memerlukan perbaikan/perhatian seperti:
- Sistem yang belum baku (Policy, SOP, reports)
Ada dua issue yang perlu mendapat perhatian seperti standard sistem yang belum ada/lengkap, dan penerapan sistem yang tidak sesuai dengan standard
- Perencanaan yang kurang matang
Implementasi yang tidak direncanakan dengan baik akan mempengaruhi tingkat keberhasilan suatu pekerjaan, dengan kata lain, perencanaan yang tidak matang mengakibatkan banyak hambatan pada saat implementasi, sehingga hasil yang ditargetkan akan sulit dicapai.
- Kontrol yang lemah
Dengan tidak adanya alat untuk menjustifikasi kegiatan yang dilakukan, kinerjanya (performance) akan sulit diukur.
- Sumber daya manusia yang masih belum memadai
Dalam hal ini, masalah yang terjadi adalah kurangnya tenaga kerja yang sesuai dengan kualifikasi yang diperlukan.
- Situasi sosial masyarakat Indonesia
Kompleksitas masalah ini sangat bervariasi di setiap daerah dan sangat mempengaruhi kegiatan perusahaan di daerah tersebut.
- Issue lingkungan yang mulai menjadi sorotan dunia internasional
Kelestarian lingkungan merupakan issue yang sangat sensitif dan komplek, juga sangat mempengaruhi reputasi perusahaan di mata Publik
1.3. Tujuan Penulisan
Penulisan proyek akhir ini dimaksudkan untuk:
- Perancangan aplikasi workflow sebagai jawaban kebutuhan manajemen perusahaan sebagai alat untuk membakukan standar si stem perusahaan, diantaranya SOP, policy, dan reports.
- Dengan aplikasi workflow ini diharapkan proses bisnis dapat dipercepat, terkontrol dan terdokumentasi dengan baik, sehingga manajemen dapat membuat perencanaan yang lebih matang dan terstruktur.
- Penerapan piranti lunak open source oleh divisi IT sebagai salah satu solusi dalam pengembangan aplikasi.
1.4. Batasan Masalah
Batasan dalam penulisan proyek akhir ini adalah sebagai berikut:
- Sistem dirancang sesuai proses bisnis PT. X Group, dimana sistem dikembangkan bersama-sama dengan divisi HR PT. X Group, dan digunakan terbatas dalam lingkungan PT. X Group.
- Modul-modul yang dikembangkan antara lain : modul permohonan izin dintaranya : cuti, izin, dan sakit, modul permohonan klaim kesehatan, dan modul permohonan perjalanan dinas, perjalanan dinas sendiri memiliki empat sub modul diantaranya : proposal perjalanan dinas, surat tugas, deklarasi perjalanan dinas, dan laporan perjalanan dinas.
- Dalam pengembangan aplikasi, PT. X Group menerapkan teknologi open source, pemilihan teknologi ini merupakan kebijakan perusahaan, selain itu teknologi open source didukung oleh pemerintah Indonesia melalui program IGOS (Indonesia Goes Open Source).
- Teknologi open source akan digunakan dalam penggunaan development tools dan database platforms.
1.5. Metodologi Pengembangan Sistem
Dalam upaya melakukan pengembangan sistem berbasis e-business, penulis menganalisa dan merancang sistem dengan mempergunakan metodologi Model Driven Development Strategy. Metodologi ini adalah salah satu metode yang tertua dalam pengembangan sistem namun masih merupakan metode yang paling banyak digunakan untuk analisa dan perancangan sebuah sistem informasi. Pada metode ini, sistem digambarkan dalam system model yang merepresentasikan kenyataan atau kenyataan yang diharapkan. Secara singkat metode ini adalah metode yang menggunakan system model untuk menggambarkan dan menganalisa permasalahan, mendefinisikan kebutuhan bisnis, serta merancang sistem informasi.
System Model sangat berguna dengan kemampuannya dalam memberikan gambaran dan mengkomunikasikan building block tentang knowledge, proses dan antar muka dari sebuah sistem informasi yang diharapkan. Selain itu keuntungan dari cara penggunakan system model adalah dukungannya yang besar dalam memfasilitasi komunikasi yang lebih mendalam dan sistematis antar pihak yang terlibar dalam pengembangan sistem informasi yang akan dibangun.
Adapun pihak yang terlibat dalam pengembangan sistem informasi, antara lain:
1. Pengguna sistem (End User)
2. Analis sistem (System Analyst)
3. Desainer sistem (System Designer)
4. Programmer
Berikut ini adalah diagram keterkaitan antara beberapa fase dalam metodologi pengembangan sistem yang berbasis e-business yang akan dilakukan dalam proyek akhir ini.
** gambar sengaja tidak ditampilkan **
Ada 6 tahapan yang akan ditempuh dalam menjalankan metodologi Model Driven Development Strategy untuk dapat diakomodir pada kegiatan proyek akhir pengembangan sistem ini. Berikut ini adalah penjelasan singkat mengenai masing-masing tahapan tersebut.
1. Analisa Permasalahan
Adalah tahap pertama untuk melakukan pengamatan dan evaluasi terhadap sistem lama dan menganalisa hasil temuan secara detail untuk bisa mengungkapkan permasalahan yang menjadi dasar dijalankannya proyek teknologi informasi. Pada tahap ini hal yang terpenting untuk digali lebih dalam adalah masalah pemahaman akan domain permasalahan yang ada dalam sebuah organisasi dan pemahaman yang mendalam atas eksistensi sistem lama organisasi tersebut.
2. Pendefinisian Kebutuhan
Adalah tahap dimana kebutuhan bisnis didefinisikan dan dipetakan berdasarkan skala prioritas yang diinginkan oleh pengguna (stakeholder). Pada tahap ini analis sistem harus mampu menggali sedalam mungkin mengenai apa saja yang dinginkan pengguna untuk ditampilkan pada sistem baru secara detail dengan tidak menggunakan istilah teknis dalam dialog-dialog yang terjadi. Untuk itu dibutuhkan pemahaman atas proses bisnis yang kuat dan kemampuan komunikasi yang baik pada diri analis sistem. Fase ini merupakan tahapan paling penting dalam sebuah pengembangan sistem. Kesalahan dalam penggalian kebutuhan dari pengguna bisa berakibat kekecewaan atas sistem yang sudah jadi pada pengguna. Teknik yang umumnya digunakan pada proses penggalian kebutuhan adalah:
a. Survey/angket
b. Wawancara mendalam
c. Focus Group Discussion
Teknik yang digunakan penulis pada tahap ini adalah teknik survey untuk menggali data primer. Selain itu, ada kemungkinan penulis menggunakan teknik wawancara untuk melakukan penggalian data sekunder.
Pada tahap ini penggalian informasi akan kebutuhan pengguna mencakup beberapa aspek, yaitu:
a. Kebutuhan data bisnis
b. Kebutuhan proses bisnis
c. Kebutuhan antar muka sistem dan bisnis
3. Pendefinisian Ruang Lingkup
Adalah tahap ketiga dari model pengembangan ini. Adapun tujuan dari dilakukannya tahapan ini adalah mendapatkan jawaban dan justifikasi yang kuat atas:
a. Apakah permasalahan layak diangkat dan dibahas.
b. Bila layak, pembatasan apa saja yang harus dilakukan untuk upaya mengatasi permasalahan yang ada dalam proyek? Adapun pemicu dalam tahap ini adalah:
a. Masalah
b. Kesempatan yang ingin diraih
c. Directives
Semua hasil dokumentasi tahap ini dituangkan dalam problem statement. Tujuan dari tahapan ini adalah bukan untuk mencari solusi tapi lebih pada katalogisasi dan kategorisasi ketiga pemicu yang telah disebutkan diatas.
4. Perancangan Arsitektur Konseptual
Pada tahap perancangan ini, akan lebih dibahas mengenai peran-peran dari masing-masing aktor yang terlibat dalam proses bisnis yang ada dalam sistem informasi.
5. Perancangan Arsitektur Logis
Adalah tahap dimana kebutuhan bisnis pengguna dalam organisasi diartikulasikan ke dalam system model yang digunakan untuk memvalidasi kebutuhan akan kelengkapan dan konsistensi sistem. Frasa Arsitektur Logis disini harus diinterpretasikan sebagai konsep yang wajib bebas dari istilah teknologi (istilah teknis Sistem Informasi tidak diakomodasi dalam tahapan ini). Istilah Perancangan Arsitektur Logis sinonim/dikenal juga dengan istilah Logical Design, Conceptual Design, atau Essential Design.
6. Perancangan Arsitektur Fisik
Adalah tahap dimana kebutuhan pengguna diterjemahkan ke dalam system model yang berisikan tentang implementasi teknikan dari kebutuhan bisnis pengguna. Sinonim dari Perancangan Arsitektur Fisik adalah Physical Design, Technical Design, atau Implementation Model. Pada tahap ini ada beberapa hal yang harus diperhatikan dengan baik:
a. Spesifikasi perancangan basis data fisik
b. Spesifikasi perancangan perangkat lunak dan proses bisnis fisik
c. Spesifikasi antar muka sistem dan pengguna fisik Ada dua filosofi yang cukup ekstrim dalam tahap ini, yaitu:
c.1. Perancangan berdasar spesifikasi
c.2. Perancangan berdasarkan prototyping
Pada tahap ini perancangan harus bisa memberikan perhatian yang sama pada perihal pengintegrasian sistem informasi yang akan dibangun nanti. Integrasi sistem biasanya langsung tergambar pada model Perancangan Arsitektur Fisik dan spesifikasi desain.