BAB I
PENDAHULUAN
A. Perumusan Masalah
Setiap perusahaan jelas memiliki
bagian-bagian atau departemen-departemen yang menjalankan tugasnya sesuai
dengan job deskripsi masing-masing bagian. Ada bagian pemasaran, produksi, administrasi,
pembelian dan lain sebagainya. Di setiap bagian atau departemen memiliki banyak
prosedur dalam menjalankan job deskripsinya.
Salah satu bagian yang akan kami
ambil sebagai tema makalah ini, yaitu bagian pembelian. Karena bagian pembelian
ini memiliki fungsi di bagian terdepan sebelum proses produksi atau pelaksana.
Selain itu pada bagian ini bisa
terdapat kerawanan penyalahgunaan prosedur karena berbagai faktor, baik
internal maupun eksternal perusahaan. Jika kebanyakan orang pada sebuah
perusahaan menyebutnya sebagai “bagian basah”.
B. Tujuan
Penyusunan makalah ini bertujuan
untuk dapat mengetahui prosedur pembelian perlengkapan dan peralatan kerja.
C. Manfaat
Dengan disusunnya makalah ini
diharapkan memberi pengetahuan kepada pembaca untuk mengetahui apa itu prosedur
atau sistem, bagaimana prosesnya, bagaimana kelebihan dan kekurangannya.
D. Ruang Lingkup
Dalam Makalah ini akan dibahas
alur kegiatan yang harus dilakukan dari awal sampai akhir prosedur pembelian
perlengkapan dan peralatan kerja, serta keterlibatan pihak-pihak yang terkait
dalam proses pembelian tersebut sampai selesai.
BAB II
PEMBAHASAN
Perlengkapan dan peralatan kerja
selalu dibutuhkan jika perusahaan ini mendapatkan proyek atau pekerjaan sebagai
kontraktor di sebuah perusahaan besar. Baik perusahaan milik pemerintah maupun
perusahaan swasta.
Terkadang perlengkapan dan
peralatan tersebut tersedia di gudang, akan tetapi jika sedang terdapat banyak
pekerjaan, maka perlengkapan dan peralatan tersebut harus dibeli. Intinya
selalu terjadi kehabisan untuk stok gudang.
Oleh sebab itu dibutuhkan
pembelian untuk setiap perlengkapan dan peralatan yang habis terpakai dan rusak
karena terpakai tersebut
A. Pengertian Prosedur
Prosedur adalah suatu urut-urutan
pekerjaan atau kegiatan yang melibatkan beberapa orang dalam satu bagian atau
lebih disusun untuk menjamin adanya perlakuan yang seragam terhadap
transaksi-transaksi perusahaan yang sering menjadi atau kegiatan rutinitas
(Mulyadi, 1993).
B. Pengertian Pembelian
Pembelian bagi suatu perusahaan
merupakan kegiatan yang sangat penting, karena hal ini terjadi sebelum memulai
menjalankan kegiatan usahanya.
Pembelian adalah kegiatan yang
dilakukan untuk mengadakan barang atau jasa. Jadi jika dihubungkan dengan
prosedur, Prosedur Pembelian adalah suatu kegiatan yang dilakukan untuk
mengadakan barang atau jasa yang dibutuhkan oleh perusahaan dari mulai diminta
sampai barang tersebut diterima (Zaki Baridwan, 1981).
C. Pengertian Perlengkapan dan Peralatan
Kerja
Perlengkapan adalah segala
sesuatu baik yang berwujud benda padat, cair maupun gas, yang digunakan untuk
pelaksanaan suatu kegiatan yang berhubungan dengan suatu kegiatan tertentu,
jika tidak ada perlengkapan maka sebuah pekerjaan bisa tertunda.
Sedangkan Peralatan adalah alat
yang digunakan untuk pelaksanaan suatu kegiatan, baik digunakan secara langsung
maupun secara tidak langsung, baik sebagai fungsi utama maupun sebagai fungsi
cadangan.
D. Pihak Yang Terkait Dalam
Pelaksanaan Prosedur Pembelian Perlengkapan Dan Peralatan Kerja
Sebuah sistem dibangun tentunya
untuk dilaksanakan atau dilakukan, para pelaku atau bagian-bagian yang terlibat
di dalam sistem ini adalah :
- Bagian Penerima Order
Merupakan bagian dari , yang
bertugas menerima order pekerjaan dari pihak lain.
- Bagian Pembelian
Merupakan bagian yang bertugas
membeli segala keperluan perusahaan yang sedang dibutuhkan atau hanya sebagai
stok saja. Bagian ini bertugas sebagai penawar barang dan pemesan barang.
- Bagian Pencatatan Pembelian
Merupakan bagian yang berfungsi
sebagai pencatat pembelian yang dilakukan oleh bagian pembelian, bagian ini
bertugas, mengumpulkan kwitansi atau nota pembelian dan dokumen lainnya yang
berhubungan dengan barang atau jasa yang dibeli.
- Bagian Gudang (Penerima barang
dan pencatat)
Bagian ini terdiri dari dua
fungsi yaitu penerima barang masuk dan pencatat barang yang ada di gudang.
Tugas bagian gudang adalah menerima barang yang akan dijadikan stok dan
melaporkan stok yang sudah mencapai reorder point.
- Kepala Pekerjaan (Mandor)
Merupakan bagian yang berfungsi
sebagai pemesan barang yang dibutuhkan untuk pelaksanaan pekerjaan. Kepala
Pekerjaan bertugas menentukan apa-apa yang dibutuhkan untuk menyelesaikan
pekerjaan dan mengawasi jalannya pekerjaan.
E. Narasi Prosedur Pembelian
Perlengkapan Dan Peralatan Kerja
Dengan melihat proses pembelian
yang dilakukan, kami memberikan penggambaran bagaimana proses tersebut dalam
melaksanakan prosedur yang berlaku :
- Bagian Penerima Order
mendapatkan order pekerjaan dari sebuah perusahaan, order pekerjaan tersebut
diteliti dan disanggupi oleh bagian penerima order bersama pimpinan perusahan.
Setelah order pekerjaan benar-benar didapat, order tersebut yang berupa PO
(Purchase Order),
- Kepala Pekerjaan menerima copy
- Bagian gudang meneliti apakah perlengkapan dan peralatan yang dibutuhkan masih tersedia di gudang atau tidak, jika membutuhkan sebagian atau seluruh barang yang ada di dalam DK, maka bagian gudang membuat SPP (Surat Pemesanan Pembelian). SPP diserahkan ke bagian pembelian. Jika barang tersedia digudang maka bagian gudang menyerahkan barang tersebut kepada Kepala Pekerjaan. Kepala pekerjaan harus menandatangani Surat Pengambilan Barang (SPB), setelah ditanda tangani SPB beserta data pendukung lainnya diarsipkan.
- Bagian pembelian menerima SPP
dan Copy DK serta Copy PO, bagian pembelian kemudian membeli kepada pemasok
atau toko-toko di sekitar. Proses pembelian barang ini menghasilkan kwitansi
atau nota pembelian. Kwitansi atau nota di copy, kwitansi atau nota asli, copy
- Kepala Pekerjaan melaksanakan pekerjaannya
F. Dokumen-Dokumen
Beberapa dokumen yang mendukung
dalam pembelian barang ini :
- PO
(Purchase Order) : Order pekerjaan dari perusahaan lain
Yang Mengarsip PO
: Bagian Pencari Order, Pencatat (Gudang), Pencatatan Pembelian, Kepala
Pekerjaan
- DK (Daftar Kebutuhan) : Daftar
kebutuhan perlengkapan dan peralatan yang dibuat oleh Kepala Pekerjaan
Yang Mengarsip DK : Kepala
Pekerjaan, Pencatatan (Gudang), Pencatatan Pembelian
- SPP (Surat Pemesanan Pembelian)
: berisi barang-barang yang dibutuhkan yang tidak tersedia di gudang.
Yang Mengarsip SPP : Pencatatan
(Gudang) dan Pencatatan Pembelian
- SPB (Surat Pengambilan Barang)
: berisi daftar pengambilan barang seseorang ke gudang.
Yang Mengarsip SPB : Pencatatan
(Gudang) dan Kepala Pekerjaan
- LPB (Laporan Penyerahan Barang)
: berisi daftar barang masuk ke gudang
Yang Mengarsip LPB : Bagian
Pencatatan Pembelian dan Pencatatan (Gudang)
- Dokumen Pendukung : Nota atau
Kwitansi Pembelian Barang
Yang Mengarsip Dokumen Pendukung
: Bagian Pencatatan Pembelian
BAB III
KELEBIHAN, KELEMAHAN DAN PERBAIKAN
A. Kelebihan
Kelebihan prosedur ini menurut
pandangan kami, melihat flow chart yang ada dan pelaksanaan di lapangan adalah
:
- Prosedur ini kurang lebih
sesuai dengan jaringan prosedur pembelian.
- Bagian gudang dan bagian
pembelian terdapat bagian pencatatan secara terpisah, hal ini bisa menghindari
penggelapan asset.
- Setiap bagian melakukan tugas
sesuai dengan job deskripsinya.
- Arsip tersimpan dengan baik dan
tidak ada kehilangan arsip.
- Setiap pemesanan barang harus
ada dokumen-dokumen yang mendukung sesuai dengan prosedur.
- Kepala Pekerjaan dilarang
membeli barang sendiri.
- Tanpa Surat Pembelian Barang
dari gudang, tidak bisa membeli barang.
- Adanya pemeriksaan stok
terlebih dahulu sebelum membeli barang.
B. Kelemahan
Setiap kelebihan pasti ada
kekurangan, menurut pandangan kami masih ada kekurangan dalam Prosedur Pembelian
ini :
- Pimpinan perusahaan hanya ikut
mengecek PO saja, tidak menandatangani
persetujuan pembelian barang, hal ini menyebabkan bagian pembelian dengan bebas
membeli barang.
- Pada Bagian Pembelian, Bagian
Pencatatan Pembelian juga bertugas sebagai pengeluar kas. Hal ini bisa terjadi
mark up dan penggelapan keuangan pada bagian pencatatan pembelian.
- Terkadang Kepala Pekerjaan
tidak mengikuti prosedur jika mendapat pekerjaan yang jauh dari gudang, Kepala
Pekerjaan bisa langsung membeli perlengkapan atau peralatan yang kurang, hal
ini bisa mengakibatkan penggelapan asset oleh Kepala Pekerjaan
- Terkadang prosedur tidak
dilakukan, dikarenakan salah satu petugas Cuti, sakit atau ijin kerja, karena
perusahaan kecil jadi terbatas tenaga kerjanya. Hal ini mengakibatkan petugas
lain merangkap jabatan, penggelapan asset bisa terjadi.
- Terkadang Kwitansi bisa
dimanipulasi oleh bagian pembelian yang telah bekerjasama dengan pemasok.
Sehingga terkadang mendapatkan barang yang lebih mahal dari harga pasar. Mengakibatkan
berkurangnya keuntungan perusahaan.
C. Perbaikan Yang Bisa Dilakukan
- Sebaiknya pimpinan perusahaan ikut menandatangani SPP (Surat Pemesanan Barang), agar tidak terjadi penggelembungan dana pembelian barang
- Menambah pekerja untuk bagian pengeluaran kas, agar bagian pencatatan tidak menjadi satu dengan bagian pengeluaran kas, sehingga bisa menghindari penggelapan asset.
- Untuk pekerjaan yang jauh sebaiknya dibuat DK dengan cara hanya menelpon ke bagian gudang, sehingga bagian gudang akan segera mengirim kebutuhan yang sedang dibutuhkan segera. Sehingga Kepala Pekerjaan tidak merangkap sebagai bagian pembelian barang. Hal ini untuk menghindari penggelapan asset dan penggelembungan dana pelaksanaan pekerjaan
- Adakan petugas khusus yang bertugas menggantikan setiap bagian yang tidak masuk kerja.
- Seharusnya dilibatkan pemasok, sehingga bagian pembelian tidak terkesan membeli sendiri, dengan adanya pemasok maka perusahaan akan mengetahui harga barang dan kwalitasnya, selain itu untuk menjaga agar bagian pembelian tidak memanipulasi kwitansi pembelian.
BAB IV
PENUTUP
A. Kesimpulan
Dari semua yang telah penulis
sampaikan di atas, maka penulis mencoba menyimpulkan beberapa hal sebagai
berikut :
- Prosedur merupakan alat yang digunakan untuk menentukan bagaimana sebuah perusahaan untuk menjadi lebih termanajemen, menghindarkan dari praktek-praktek kejahatan yang dilakukan oleh internal maupun eksternal dan juga berfungsi sebagai pengawasan intern kegiatan perusahaan
- Pelaksanaan prosedur membutuhkan kesadaran dari para pelaku pelaksanaan prosedur. Kesadaran para pelaku prosedur dapat terbentuk jika ada kebijakan perusahaan yang benar-benar mengikat tanpa bisa diganggu gugat.
- Prosedur dibutuhkan untuk segala jenis kegiatan perusahaan, baik kegiatan yang berhubungan dengan lingkungan eksternal maupun lingkungan internal perusahaan.
- Keterbatasan pegawai mengakibatkan menyelewengkan terhadap prosedur yang telah berlaku dan juga faktor lemahnya sebuah manajemen perusahaan akan kebijakannya.
B. Saran
- Prosedur yang sudah ada sebaiknya dilaksanakan oleh setiap bagian yang terdapat didalamnya dengan sesuai tidak menyepelekan salah satu alur prosedur.
- Dalam melaksanakan pembelian sebaiknya dipilih pemasok yang benar-benar kompeten didalamnya, sehingga tidak mendapatkan barang yang kurang berkualitas. Atau bagian pembelian selalu mengecek merk, harga, kualitas dan lain sebagainya suatu barang melalui berbagai media, baik secara langsung maupun melalui internet, sehingga tidak tertipu oleh pemasok.
- Sebaiknya perusahaan tidak “irit” tenaga kerja, karena dengan perangkapan jabatan mengakibatkan kerugian bagi perusahaan.
DAFTAR PUSTAKA
Flow Chart Pembelian Perlengkapan
dan Peralatan Kerja,
Mulyadi, 1993, Sistem Akuntansi,
Edisi 2, Bagian Penerbitan STIE YKPN Yogyakarta
Zaki Baridwan, 1981, Sistem
Akuntansi Penyusunan Prosedur Metode, Edisi 2, Bagian Penerbitan Akademi
Akuntansi YKPN Yogyakarta