BAB I
PENDAHULUAN
1.1. Latar Belakang
Tidak efisiennya kerja para karyawan Toko X serta pencatatan data yang tidak mempunyai struktur dan hubungan yang jelas merupakan salah satu hambatan jika ingin dilakukan modifikasi pada data Toko X. Akses dan modifikasi data yang dimaksud misalnya :
Berapa perolehan uang dari penjualan barang dalam satu periode waktu tertentu dan dari perolehan uang tersebut berapa jumlah keuntungan bersihnya ?
Sistem sederhana yang selama ini digunakan oleh Toko X kurang relevan lagi, yaitu semua transaksi yang terjadi sehari-hari hanya dicatat dalam buku penjualan dan pihak toko hanya memberikan bon kepada pembeli berupa kertas bon dengan tulisan tangan saja. Untuk kebutuhan laporan, baik laporan harian maupun laporan bulanan, data-data penjualan tersebut disortir kembali sesuai dengan kebutuhan laporan yang akan dibuat. Apabila sistem ini dipertahankan untuk dipakai terus, maka akan timbul kesulitan-kesulitan dalam pengelolaannya. Pengelolaan sejumlah data secara manual memungkinkan terjadinya hasil yang kurang teliti dan tidak tepat waktu, karena keterbatasan kemampuan hitung manusia. Oleh sebab itu dibutuhkan suatu pengembangan sistem informasi yang handal dan mampu menunjang kemudahan dalam hal pemasukan data, perawatan, proses, hingga penyajian data dalam bentuk laporan-laporan dan pengarsipan informasi yang tepat, cepat dan akurat.
Untuk memperoleh informasi yang selalu up-to-date, rapi dan teratur, dibutuhkan pengelolaan informasi yang cepat dengan hasil yang akurat dan tepat waktu. Hal ini tentu saja sangat membantu sebuah toko dalam proses administrasinya.
Kecepatan dalam hal pelayanan dan keakuratan penyajian data adalah hal yang sangat penting dalam operasional sebuah toko. Kecepatan pelayanan akan memberikan kepuasan kepada pembeli, sedangkan keakuratan data akan memudahkan pihak manajemen dalam mengambil/menetapkan keputusan suatu kebijakan.
Pembuatan program yang mampu mencakup keseluruhan data dan informasi pada Toko X beserta semua variabel yang menyertainya diharapkan dapat memberikan informasi yang cepat dan akurat.
Berdasarkan permasalahan tersebut maka perlu dibuat suatu perancangan sistem berbasis komputer guna menangani permasalahan tersebut. Perangkat lunak yang digunakan untuk mengaplikasikan perancangan sistem ini adalah Software Visual Foxpro.
1.2. Perumusan Masalah
Perumusan masalah diperlukan agar dapat memperjelas masalah yang dihadapi dan memberi arah pemecahannya. Sesuai dengan latar belakang diatas, maka dalam penulisan Tugas Akhir ini Penulis merumuskan sebagai berikut :
- Bagaimana perbandingan sistem administrasi toko antara masih menggunakan sistem manual dengan setelah menggunakan sistem komputerisasi.
- Bagaimana mengimplementasikan semua unsur yang membentuk sistem administrasi toko dalam sebuah sistem komputerisasi yang terintegrasi.
- Apakah sistem komputerisasi merupakan solusi terbaik dalam menghadapi permasalahan administrasi toko di Toko X.
1.3. Batasan Masalah
Penulis dalam hal ini membatasi masalah pada pengembangan sistem untuk mengelola transaksi penjualan, transaksi retur, transaksi garansi, administrasi karyawan, pinjaman karyawan, penggajian karyawan, data barang jadi yang siap dijual, serta perhitungan laba/rugi toko.
1.4. Metodologi
Adapun urutan metodologi yang diterapkan seperti yang tercantum dibawah ini :
a. Studi lapangan, pengumpulan data-data yang dibutuhkan dengan jalan melakukan pengamatan dan pencatatan data secara langsung ke lapangan.
b. Studi ke perpustakaan dengan cara membaca literatur data buku-buku yang berkaitan secara langsung pada permasalahan diatas.
c. Dokumentasi terhadap data-data yang berhubungan dengan sistem manajemen.
d. Perencanaan sistem.
e. Ujicoba (debugging) program yang telah dibuat, dan simulasi dengan mencoba memasukkan data yang sebenarnya.
f. Pembuatan laporan dari perancangan sistem secara lengkap.
1.5. Tujuan
Tujuan dari pengembangan Sistem Informasi di Toko X ini antara lain :
a. Dapat memberikan informasi yang akurat kepada pihak-pihak yang membutuhkan, apabila diinginkan. Khususnya dalam bidang posisi stok barang.
b. Mendukung pengambilan keputusan secara tepat dan cepat oleh pihak pemilik toko guna mengetahui produk model apa yang saat itu sedang laku keras di pasaran dan produk model apa yang tidak.
1.6. Manfaat
a. Bagi Toko : hasil tugas akhir dan analisa diharapkan dapat memberikan perubahan dari yang semula manual menjadi komputerisasi sehingga memberikan nilai lebih dalam bidang pelayanan terhadap pembeli dan bagi pengambil keputusan/kebijaksanaan.
b. Bagi penulis : hasil tugas ini diharapkan dapat lebih meningkatkan wawasan pengetahuan tentang ilmu yang telah diperoleh.
c. Bagi pihak luar : hasil penelitian dapat dipergunakan untuk penelitian selanjutnya.
1.7. Ruang Lingkup
Ruang lingkup pengembangan sistem ini antara lain adalah data barang, data retur penjualan, data garansi, data karyawan, data pinjaman dan penggajian karyawan, data penjualan, dan penyajian data-data dalam bentuk laporan yang diberikan setiap periode waktu tertentu.
1.8. Sistematika Penulisan
Tugas akhir ini terdiri dari beberapa bab dan sub bab. Berikut ini adalah uraian ringkas dari keseluruhan materi mulai dari bab I sampai dengan bab V.
Bab I : Pendahuluan
Dalam bab ini menjelaskan tentang latar belakang masalah, tujuan, permasalahan yang timbul, pembatasan permasalahan yang timbul dengan batasan-batasan tertentu, metodologi penelitian dari awal perencanaan gagasan hingga terwujudnya gagasan tersebut dan terakhir membahas sistematika penulisan Tugas Akhir ini pada masing-masing bab.
Bab II : Landasan Teori
Dalam bab ini menjelaskan mengenai teori-teori dan teknik perancangan sistem yang mendukung untuk membuat perencanaan sekaligus perancangan sistem yang akan diwujudkan hingga dapat bekerja dengan baik apabila kelak diimplementasikan.
Bab III : Analisa Permasalahan
Dalam bab ini membahas permasalahan yang muncul ketika masih digunakan sistem yang lama serta analisa terhadap permasalahan tersebut saat dilakukan implementasi sistem yang baru.
Bab IV : Pembahasan Dan Implementasi Program
Dalam bab ini menjelaskan tentang langkah-langkah pemecahan masalah dan pengujian terhadap rancangan sistem yang sudah dapat diwujudkan.
Bab V : Kesimpulan dan Saran
Dalam bab ini menyampaikan hasil kesimpulan dari penulisan secara keseluruhan dan saran-saran yang diharapkan untuk melakukan pengembangan lebih lanjut terhadap sistem yang sudah diwujudkan.