BAB I
PENDAHULUAN
Bab ini berisi gambaran umum mengenai pelaksanaan tugas akhir. Gambaran umum ini meliputi latar belakang mengapa topik ini diambil sebagai judul tugas akhir, rumusan masalah yang dikaji, tujuan tugas akhir ini, batasan masalah, metodologi yang digunakan, dan sistematika pembahasan.
1.1 Latar Belakang
Di era globalisasi yang ditunjang oleh perkembangan teknologi yang pesat, inovasi tiada henti, dan perkembangan pengetahuan menuntut perusahaan-perusahaan bersaing ketat untuk menjadi yang terbaik. Hanya organisasi yang terus belajar {learning organization) yang mampu bertahan dan memenangkan persaingan [SEN90]. Tujuan perusahaan menjadi learning organization adalah untuk keunggulan bersaing dari kompetitornya dengan cara selalu berkembang dan belajar layaknya organisme hidup. Learning organization memiliki komponen penting yaitu pengetahuan. Oleh karena itu, perusahaan memerlukan suatu sistem untuk mengelola pengetahuan yang digunakan untuk belajar dan berkembang. Konsep yang dapat menjawab kebutuhan ini adalah knowledge management system (KMS). Knowledge management bertujuan untuk membuat organisasi belajar {learning organization). Pada organisasi belajar ini, bekerja dan belajar merupakan hal yang sama dalam suatu institusi yang digunakan untuk meningkatkan keunggulan kompetitif berdasarkan nilai-nilai tertentu [LIPI07].
Penerapan knowledge management di perusahaan dipandang sebagai sebuah sistem terstruktur yang menjalankan proses pengetahuan. Keberjalanan proses tersebut diawali dengan kesadaran dan pemahaman orang-orang di dalam perusahaan akan pentingnya pengetahuan untuk proses belajar. Selain itu, ada teknologi untuk membantu mengoptimalkan keberjalanan proses pengetahuan tersebut. Paparan ini merupakan gambaran sederhana mengenai knowledge management sebagai sebuah sistem di perusahaan.
Salah satu alasan mengapa performansi KMS di perusahaan perlu diukur diungkapkan dalam jurnal yang ditulis Fairchild mengenai knowledge management [FAI02]. Pengukuran performansi KMS penting untuk melihat seberapa baik sebuah perusahaan dalam mengubah kemampuan individual learning maupun team capabilities menjadi organizational knowledge, bagaimana tacit knowledge dapat diubah menjadi explicit knowledge, dan mengurangi resiko kehilangan pengetahuan yang bernilai apabila karyawan meninggalkan perusahaan[FAI02]. Secara umum, tujuan pengukuran performansi KMS adalah untuk melihat apakah visi dan tujuan strategis KMS tercapai. Berdasarkan hasil pengukuran ini, perusahaan dapat mengevaluasi bagaimana performansi KMS yang diimplementasikan di perusahaan dan merumuskan langkah-langkah perbaikan yang diperlukan untuk meningkatkan performansi KMS tersebut.
Untuk mengukur performansi, diperlukan suatu metode atau framework pengukuran performansi. Salah satu metode yang digunakan untuk mengukur performansi suatu organisasi atau perusahaan adalah balanced scorecard (BSC). BSC memandang sebuah perusahaan dari empat perspektif, yaitu finansial, pelanggan, proses bisnis internal, serta kemampuan belajar dan berkembang [KAP96]. Makna balance dalam BSC adalah seimbang dalam menilai sebuah kinerja. Kinerja sebuah perusahaan tidak bisa hanya dilihat dari kinerja yang telah lalu (finansial) akan tetapi juga dari hal-hal yang menentukan kinerja masa depan (customer, internal business process dan learning & growth) [BSC02]. Metode ini menggunakan key performance indikator (KPI) untuk mengukur performansi yang dirumuskan berdasarkan tujuan strategis yang diturunkan dari visi dan misi perusahaan.
Kebutuhan untuk mengukur performansi KMS berdasarkan tujuan strategis dan menyeluruh dengan melihat kinerja yang telah lalu maupun kinerja masa depan inilah yang menjadi latar belakang mengapa BSC dipilih menjadi metode untuk mengukur performansi KMS di perusahaan. Pada tugas akhir ini, KMS dipandang sebagai sistem yang telah memiliki visi sendiri. Visi KMS kemudian dapat diturunkan menjadi tujuan strategis. KPI untuk mengukur performansi KMS dapat diturunkan dari tujuan strategis tersebut. KPI ini kemudian akan dikaitkan dengan keempat perspektif BSC. Melalui penelitian pada tugas akhir ini dapat dieksplorasi lebih jauh lagi apakah BSC dapat digunakan untuk mengukur performansi KMS.
1.2 Rumusan Masalah
Masalah yang diangkat dalam tugas akhir ini adalah:
"Apakah balanced scorecard dapat digunakan untuk mengukur performansi KMS di perusahaan?"
Untuk menjawab pertanyaan di atas, ada beberapa hal yang akan dikaji dalam tugas akhir ini, yaitu:
1. Model knowledge management system yang digunakan sebagai objek pengukuran.
2. Karakteri stik empat perspektif balanced scorecard.
3. Karakteri stik perusahaan dan knowledge management system.
4. Key performance indikator (KPT) yang diturunkan dari empat perspektif balanced scorecard untuk mengukur performansi knowledge management system yang diimplementasikan di perusahaan.
1.3 Tujuan
Tujuan dari tugas akhir ini adalah sebagai berikut:
1. Untuk memahami bentuk knowledge management system yang diimplementasikan secara nyata di suatu perusahaan.
2. Untuk melihat peluang penggunaan balanced scorecard sebagai metode pengukuran performansi untuk knowledge management system.
3. Untuk menganalisis bagaimana mengukur performansi knowledge management system di perusahaan menggunakan balanced scorecard.
4. Untuk menganalisis key performance indikator yang dapat digunakan untuk mengukur performansi knowledge management system di perusahaan.
1.4 Batasan Masalah
Kajian dan pembahasan masalah pada tugas akhir ini akan dibatasi pada hal-hal sebagai berikut:
1. Performansi knowledge management system diukur berdasarkan visi knowledge management system tersebut.
2. Kajian dilakukan dengan menggunakan sebuah sampel perusahaan yang telah mengimplementasikan knowledge management system. Pertimbangan penggunaan hanya sebuah sampel perusahaan dilakukan berdasarkan fokus yang ingin diperoleh dalam menurunkan key performance indicator dari sebuah visi knowledge management system.
3. Balanced Scorecard hanya digunakan sebagai metode pengukuran dan bukan sebagai alat perencanaan bagi perkembangan KMS.
4. Kajian dilakukan hanya terhadap bagaimana cara mengukur performansi dan tidak sampai kepada hasil pengukuran.
1.5 Metodologi
Berikut ini merupakan tahapan-tahapan yang akan dilakukan dalam mengerjakan tugas akhir:
1. Studi literatur
Kegiatan ini akan dilaksanakan dari awal penyusunan proposal sampai akhir pengerjaan tugas akhir. Studi literatur dilakukan untuk mengkaji lebih dalam mengenai knowledge management system, key performance indicator, dan balanced scorecard.
2. Analisis Awal
Analisis awal berisi pembahasan yang kemudian akan menjadi dasar dalam pelaksanaan kegiatan selanjutnya. Bab ini berisi bahasan mengenai model KMS yang akan diukur performansinya pada tugas akhir ini, analisis untuk menganalogikan KMS dan perusahaan, dan kerangka kerja yang digunakan dalam analisis pada bab selanjutnya. Analisis awal mengenai KMS dilakukan menggunakan studi kasus berupa forum tugas akhir di laboratorium Sistem Informasi pada Program Studi Informatika ITB. Studi kasus ini digunakan untuk memahami proses pemetaan sebuah kegiatan menjadi sebuah KMS. Sedangkan analisis mengenai analogi KMS dan perusahaan dilakukan karena BSC merupakan metode pengukuran performansi untuk perusahaan/organisasi. Oleh karena itu, ada kebutuhan untuk membandingkan kedua hal ini.
3. Observasi perusahaan
Kegiatan ini dilakukan setelah kajian awal selesai dilaksanakan dan dilakukan dengan tujuan untuk mengamati KMS yang diimplementasikan di perusahaan. Apabila memungkinkan, observasi juga akan dilakukan terhadap pengukuran performansi KMS yang telah ada di perusahaan. Metode observasi yang digunakan berupa wawancara, observasi lapangan, dan eksplorasi dokumen (jika memungkinkan). Berdasarkan hasil observasi, kemudian akan dianalisis mengenai bentuk KMS yang diimplementasikan di perusahaan. Hal ini akan digunakan untuk analisis lanjutan mengenai pengukuran yang akan dilakukan kepada KMS tersebut.
4. Analisis lanjutan
Pada tahap ini dilakukan perumusan analisis untuk mengukur performansi KMS perusahaan menggunakan BSC. Model KMS perusahaan yang menjadi objek pengukuran dibentuk menggunakan model KMS hasil analisis sebelumnya dan hasil observasi di PT. Telkom.
5. Penarikan kesimpulan dan saran
Setelah analisis dilakukan, hasilnya dapat digunakan untuk menarik kesimpulan apakah balanced scorecard dapat digunakan untuk mengukur performansi KMS beserta kekurangan dan saran perbaikannya.
1.6 Sistematika Pembahasan
Sistematika penulisan laporan Tugas Akhir ini adalah sebagai berikut:
1. BAB I PENDAHULUAN, merupakan bab pembuka laporan yang memiliki gambaran umum mengenai pelaksanaan Tugas Akhir. Bab ini terdiri dari latar belakang, rumusan masalah, tujuan, batasan masalah, metodologi, dan sistematika pembahasan dalam pelaksanaan Tugas Akhir.
2. BAB II DASAR TEORI, menjelaskan dasar-dasar teori mengenai pengetahuan, knowledge management system, pengukuran performansi, dan balanced scorecard. Dasar teori ini kemudian akan digunakan sebagai bekal melakukan analisis pada tahap selanjutnya.
3. BAB III ANALISIS AWAL, menjelaskan model KMS yang akan diukur performansinya menggunakan BSC, karakteristik empat perspektif balanced scorecard, analogi KMS dan perusahaan menggunakan perbandingan karakteristik keduanya, dan kerangka kerja pengukuran performansi menggunakan BSC.
4. BAB IV ANALISIS LANJUTAN, berisi analisis mengenai bagaimana mengukur performansi KMS berdasarkan model KMS untuk perusahaan. Hal-hal yang dibahas meliputi pembentukan model KMS perusahaan secara umum, pemahaman visi KMS, perumusan tujuan strategis KMS untuk setiap perspektif BSC, penentuan key success factor setiap perspektif, identifikasi hubungan sebab akibat antar perspektif BSC, perumusan KPI KMS untuk setiap perspektif BSC, evaluasi rumusan KPI, penentuan prosedur implementasi, dan analisis tambahan mengenai prospek teknologi untuk membantu proses pengukuran KPI.
BAB V PENUTUP, berisi kesimpulan-kesimpulan mengenai pelaksanaan kegiatan Tugas Akhir baik isi maupun proses dan saran-saran yang dapat diberikan untuk pengembangan yang mungkin dilakukan terhadap Tugas Akhir ini.